Laptopumu kaybettim hükümsüzdür

“Laptopumu açabildiğim her yer ofisim” söyleminin devamı olarak bazı kafelerin birçok ofisten fazla iş ürettiğine inanıyorum. 

Ankara’yı bilenler için bu “ofis kafelere” verilebilecek en iyi örnek şüphesiz Kafes Fırın’dır. Üniversite yıllarımda limonatası için gittiğim ve benziliğin içinde bir ufak bir kafe olan, şimdilerde ise iki görüşme arasında çalışmak için gittiğim Kafes Fırın kendini geliştirip her anlamda Ankara’nın gurur duyması gereken markalardan biri haline geldi. Ankara’ya iş için geldiyseniz ve vaktiniz olursa Eskişehir yolundaki Kafes Fırın’a mutlaka uğrayın. Ankara’daysanız ve şimdiye kadar gitmediyseniz de bu eksiğinizi hızlıca tamamlamanızı öneririm.

Hayır, burası kafe-yiyecek-içecek blogu olmadı. Mobil ofis konseptine girmişken keyifli bir ortamı ve lezzetli tatları paylaşmak istedim sadece.

Laptoplar ve tabletler sayesinde işimizi gittiğimiz her yere götürme imkanımızın olması bizlere çalışma alanı konusunda esneklik sağlarken beraberinde de bazı riskleri hayatımıza soktu. Bunların başında laptopumuzu kaybetmek veya çaldırmak geliyor. Belki ikinci planda laptopların, sıvı dökülmesi veya düşmesi sonucu fiziksel olarak hasar görmelerini sayabiliriz. Laptoplardan bahsederken aslında işimizi yapabilmemizi sağlayan bütün taşınabilir cihazlardan söz ediyorum, tabletlerimizi ve kurumsal e-posta alıp gönderdiğimiz akıllı telefonlarımızı da düşünmeliyiz.

Laptop kaybının gerçek değeri nedir?

 Kimimiz pahalı laptoplar kullanırken kimimiz ise şirketin verdiği, zor açılan ve zor kapanan eski laptoplar kullanıyor olabiliriz ancak yaşanacak bir çalınma veya kaybolma olayında kaybımızın cihazın etiket fiyatıyla sınırlı olmayacağını şüphesiz hepimiz biliyoruz. Aşağıdaki fotoğrafı bu Cumartesi günü Ankara’da çektim. Gördüğünüz gibi laptopun kendisinden çok içindeki verilerin derdine düşülmüş ve olayın yaşandığı sokakta pek çok noktaya bu yazı yapıştırılmış.

Araştırma kuruluşu Ponemon Institute tarafından 138 laptop kaybı olayı üzerinde yapılan bir araştırma sonucunda ortalama bir laptop kaybı olayının 50,000 A.B.D. Dolarına mal olduğu belirtilmektedir. Raporda bu değere yeni laptop bedeli, kaybolan veriler, konuyla ilgili yaşanan iş kaybı ve hatta yeni laptop kurulumu için harcanan bilgi işlem personeli zamanı gibi pek çok konuda görünen veya görünmeyen giderler hesaplanarak ulaşılmış. Laptopun kurumsal merdivenin hangi basamağında kullanıldığına göre bu değer azalabilir (orta kademe yöneticilerde ortalama 28,000 A.B.D. Doları) veya artabilir (üst kademe yöneticilerde ortalama 61,000 A.B.D. Doları).

Laptopunuzu nerede çaldırırsınız?

Sizin de ilk aklınıza gelen yerlerdir; araba, ofis dışında çalıştığımız ortamlarda veya havaalanı gibi seyahat sırasında bulunduğumuz yerlerde. Prey Labs tarafından yayınlanan bir blog yazısında ise araştırmalarına göre, laptopunuzu çaldırma ihtimalinizin en yüksek olduğu yerler şunlar;

Arabanız: Yukarıda paylaştığım yazıda tarif edilen olay. Hırsız araba camını kırıp laptopu veya laptopun içinde bulunduğu çantayı çalar. Düşündüğümüzün aksine AVM veya havaalanı gibi halka açık otoparklarda bıraktığımız arabalar güvende değildir ve bunun sonucunda arabanın içerisinde bıraktığımız şeyler de aynı oranda güvensizdir. Yeri gelmişken; arabanın bagajından laptop çaldıran arkadaşlarım oldu (ve hayır laptopu arabanın bagajına AVM’ye park ettikten sonra koymamışlardı).

Halka açık alanlar: İnsanların toplandığı, oturduğu, bulunduğu kalabalık yerler laptop hırsızlıklarının yaygın olarak görüldüğü yerlerdir. Bu alanlarda bir de kablosuz internet hizmeti de varsa, hırsızlar buradaki taşınabilir cihaz yoğunluğuna uygun olarak oranın fırsatlarla dolu olacağının farkındadır. Havaalanları veya otobüs terminalleri, genel olarak hırsızlıkların sık görüldüğü yerler oldukları gibi taşınabilir cihaz özelinde de hırsızlık faaliyetlerinin yoğun olduğu yerlerdir.

Ofisiniz: AVM otoparkında bıraktığınız arabanız gibi, ofisiniz de aslında güvenli bir ortam değildir. Bundan birkaç yıl önce, Ankara’da bir Bakanlık binasına “çiçek getirdik” bahanesiyle ellerinde çiçekle giren 2 kişi en üst kata çıkmış ve aşağı her katta bulabildikleri laptopları, cüzdanları, çantaları ve diğer kıymetli eşyaları “toplayarak” inmişlerdir. Çalışma ortamınız satış ofisi, devlet dairesi veya mağaza gibi “halka açık” ise buraların güvenli olmadığını bilmekte fayda var.

Hangi tedbirleri almalıyız?

Laptop hırsızlıklarına karşı alabileceğimiz tedbirleri fiziksel ve bilgi güvenliğine yönelik olarak 2 gruba ayırabiliriz. Fiziksel olarak alınacak tedbirlerin başında aklınızı kullanmak ve içgüdülerini dinlemek gibi zaten başka eşyalarınızın çalınmasını engellemek için uyguladığınız tedbirler gelir. Biraz daha somutlaştırmak ve akılda kalmasını sağlamak için laptopunuzun çalınmasını önlemek için iki basit benzetme yapabiliriz.

En geçerli kural “laptopunuza nakit para gibi davranın” olacaktır. Bir kafede çalışırken tuvalete gidecek veya kahvenize biraz daha şeker alacak olsanız ve masanızda 10 adet 200 TL banknot olsa tahmin ediyorum onları yanınıza alıp öyle kalkarsınız. Aynı kuralı laptopumuza uygulamanın sonsuz faydası olacaktır. En kötüsü, benim başıma sıkça gelir, garson “ kalkıyor musunuz?” diye sorar, siz de benim gibi “yok, sadece tuvalete gidiyorum” dersiniz. Utanılacak bir şey yok. Benim genelde uyguladığım kural fiziksel teması kesmemektir. Örneğin yemek yerken laptop çantada ve yanında olsa bile kolumla veya bacağımla sürekli temas halinde dururum (özellikle güvenlik konularında “normal” olduğumu hiç iddia etmedim, siz isterseniz daha rahat davranabilirsiniz tabii ki)

İkinci kural ise “1 saniye bile olsa gözünüzü laptopunuzdan ayırmayın olacaktır”. Hırsızlık olayları dakikalarca sürmez, 1 en fazla 2 saniye içerisinde olur biter. Bu nedenle bir arkadaşlar sohbet etmek için kalkmanız gerekse bile ya masadan uzaklaşmayın, ya da laptopunuz görebileceğiniz bir yerde ve laptopunuza sık sık bakarak konuşun. Bu noktada sadece laptopa odaklanmanın ötesinde etrafta kimlerin olduğuna ve nereye doğru hareket ettiklerine de bakmanız gerekir. Özellikle birisi laptopunuzla sizin aranızdan geçerken daha da dikkatli olmanız gerekir. Bir kaç kez bir arkadaşımla konuşurken “özür dilerim, laptopumu göremediğim için tedirgin oldum, şurada konuşalım mı?” dedim ve sohbete laptopumu görebileceğim bir noktada devam ettik - “normal” mi? Bu kelimeyi anladığımdan emin değilim? :)

Laptop kayıplarında asıl canımızı yakan bilgi kaybını engellemek içinse aşağıdakileri uygulamakta fayda var.

Parola kullanın

BIOS seviyesinde bir parola belirleyin. Evet, bunlar atlatılabiliyor ve sıfırlanabiliyor ama laptopumuzu bulan kişiyi uğraştırmak önemli. Böyle bir önlemle birlikte laptopun altında bulunacak “bulana ödül verilecektir, şikayetçi olunmayacaktır” türünde bir yazı (ödül rakamını yazmak daha cazip olabilir) bu noktada hırsızın laptopunuzu size getirmesini bile sağlayabilir. BIOS parolasına ek olarak işletim sistemine de ulaşmak için kullanıcı ve parola belirleyin.

Verilerinizi şifreleyin

Dosyalarınızı ve verileriniz şifrelemek hırsızı bir miktar uğraştıracağı ve verilerinizi üçüncü taraflarca erişilemez hale getireceği için mutlaka kullanılması gereken bir çözümdür. Hırsızı uğraştırmanın ne kadar etkili olacağı konusunda şüpheniz varsa, bu insanların çalışmak yerine en kolay yoldan para kazanmaya çalıştıklarını hatırlamanızda fayda var. Şifreyi çözmeye uğraşacak sabrı olsa zaten o işi yapmazdı herhalde.

Verilerinizi yedekleyin

Tamam, olan oldu her şey gitti. Şifrelediğimiz ve parola kullandığımız için büyük ölçüde içimiz rahat ama dosyalarımıza ihtiyacımız var. Bu noktada dosyalarımızı yedeklemiş olmamız hayatımızı çok kolaylaştırabilir. Düzenli olarak ve sık aralıklarla yedek almak veri kaybınızı azaltacak en etkili çözümdür. Yedekleme işlemini satınalacağınız bir harici disk kullanarak da yapabileceğiniz gibi bulut yedekleme hizmetlerinden birisinden de faydalanabilirsiniz.

Diğer konular
İnternet tarayıcılarınızın hatırladığı bütün parolaların hırsızlar tarafından ele geçirileceğini düşünün. Bu nedenle “beni hatırla” seçeneğini günlük hayatınızdan çıkartmanız (ki zaten en başında yeri yoktu) faydalı olacaktır. Her ihtimale karşı bir kayıp/çalıntı olayından sonra bütün parolalarınızı değiştirmenizde fayda var.

Laptopunuzda mümkün olduğunca az veri tutun. 3 yıl öncenin fiyat tekliflerine arada bir ihtiyacınız olabilir (yoksa zaten silin) bu durumda bu dosyaları ofiste bir sunucu üzerinde tutmak daha mantıklı olacaktır. Laptopunuz çalındığında üzerinde ne kadar az veri olursa olayın etkisi o kadar az olacaktır.

Kurumsal olarak ne yapılmalı?

Genel olarak çalışanların ve özellikle de iş için seyahat edenlerin hırsızlıklar konusunda farkındalığının artırılması için çalışmalar yapılmalıdır.

Laptop hırsızlıklarının olması durumda çalışan sorumluluğun biliniyor olması önemlidir. Sorumluluğun ne kadarı yüklenir, tazminat süreci nasıl olur gibi konularda karar yönetimin olacaktır benim bir yorum yapmam doğru olmaz. Çalışana hiç sorumluluk da yüklenmeyebilir, önemli olan bunun biliniyor olmasıdır.

Kuruma ait laptopların detaylı ve güncel envanterinin tutulması çok önemlidir.

İş gereği seyahat eden çalışanların harici disk kullanma kurallarının belirlenmiş olması önemlidir. Bu senaryoda harici diskler veri kaybını azaltacak bir çözüm olarak görülebilir.

Laptoplarda bulunan verilerin düzenli olarak yedeklenmesi için bir yapı kurulmalı ve kullanılmalıdır.

Laptoplar üzerinde kurumun logosu (isteğe bağlı olarak daha önce belirttiğim ödül ve iletişim bilgilerinin) silinemeyecek şekilde bulunmasında fayda vardır.

Kurum genelinde yapılacak bir “önemli bilgi envanteri” çalışması kapmasında veya laptop özellerinde hangi çalışanın laptopunda hangi verilerin bulunduğunun listesinin çıkartılması önemlidir. Laptopla birlikte gerçekten ne çalındığını ancak bu sayede takip edebiliriz.

Çalışanların çalıntı/kayıp olaylarını raporlayabileceği bir sürecin oluşturulması ve yürütülmesi önemlidir.